Les nouveaux logiciels qui peuvent faire une diff�rence
Au fil des ans, QuickBooks est devenu l'un des logiciels comptables les plus populaires aupr�s des PME. Initialement con�u pour les petits entrepreneurs n'ayant pas de connaissances en comptabilit�, le produit vedette d'Intuit a �volu�, int�grant de nouvelles fonctions telles qu'un gestionnaire de relations d'affaires, la gestion des emprunts, les pr�visions de tr�sorerie et une fonction d'aide am�lior�e. La nouvelle version, QuickBooks 2005, a �t� mise en march� le 2 septembre dernier.
QuickBooks 2005 peut accueillir cinq utilisateurs simultan�ment et comprend de nombreuses fonctionnalit�s � la fine pointe de la technologie : unit�s mon�taires multiples, personnalisation des champs, ventilation des informations financi�res par division ou par d�partement, niveaux de prix multiples, comptabilisation des achats, des ventes et des stocks de marchandises dans diff�rentes unit�s de mesure. Cependant, la limite impos�e � la taille des fichiers pourrait se r�v�ler probl�matique pour certaines entreprises. Par exemple, il n'est pas possible d'avoir plus de 14 500 types d'articles en stock.
L'�dition Enterprise, lanc�e en mars 2003, vise � r�pondre aux besoins d'organisations de plus grande taille. Elle accueille jusqu'� 10 utilisateurs � la fois et accepte des fichiers deux fois plus gros. Bien que cette version ait connu beaucoup de succ�s aux �tats-Unis, notamment aupr�s des moyennes entreprises, elle a �t� retir�e du march� canadien en juillet 2004, faute de demande, semble-t-il. Peut-�tre est-ce une question d'image : QuickBooks s'est fait conna�tre comme solution pour les petites entreprises et il serait difficile de modifier cette perception sans se lancer dans une imposante campagne de publicit�. Selon Intuit, le client type de QuickBooks est une petite entreprise de 20 employ�s ou moins, et dont le chiffre d'affaires est inf�rieur � deux millions. Id�alement, l'utilisateur de QuickBooks conserve le d�tail de ses op�rations en fichier pendant deux ans, de mani�re � disposer d'informations comparatives et cumulatives.
En ce qui concerne QuickBooks 2005, la principale innovation est l'ajout de Customer Manager, une application qui regroupe sur un seul �cran l'acc�s aux documents cl�s sur un client ainsi que les principales informations le concernant : coordonn�es, historique client, op�rations r�cemment comptabilis�es dans QuickBooks, documents connexes, aide-m�moire et rendez-vous. Ainsi, lorsqu'un client appelle, toutes ces informations peuvent �tre visionn�es d'un coup d'oeil. Int�gr� � QuickBooks, Customer Manager utilise Microsoft Outlook pour le courriel et permet de g�rer plusieurs relations d'affaires pour chaque personne-ressource.
� l'instar d'ACT!, Customer Manager est un gestionnaire de relations d'affaires. Il ne vise pas � concurrencer les syst�mes de gestion de la relation client comme SalesLogix ou Microsoft CRM, qui comportent d'autres fonctions telles que la gestion de l'�quipe de vente et le marketing informatis�. De plus, il s'agit d'une application distincte, qui ne fait pas partie de QuickBooks. Il faut donc synchroniser les syst�mes pour tenir les informations � jour. Parmi d'autres inconv�nients, on remarque l'impossibilit� de s�lectionner les relations sur la base de crit�res multiples et de faire du publipostage, et l'absence d'un g�n�rateur de rapport. Malgr� ces lacunes, les PME devraient appr�cier l'aspect �guichet unique� de Customer Manager, d'autant que les versions ult�rieures gagneront en puissance.
QuickBooks s'am�liore constamment et demeurera certainement l'un des logiciels comptables favoris des petites entreprises. Intuit aura cependant du mal � conqu�rir le march� des moyennes entreprises. Elle devrait relancer QuickBooks Enterprise � l'aide d'une campagne de promotion visant � convaincre les comptables que le produit ne s'adresse pas qu'aux petites entreprises.
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[Author Affiliation]
Michael Burns, M.B.A., CA, est pr�sident de 180 Systems (http://www.180systems.com, 416 963-1296 ou mburns@ 180systems.com), qui fournit des conseils objectifs, notamment pour l'examen des processus d'affaires, la pr�paration de dossiers justificatifs et le choix de syst�mes internes.
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